Workload während der Urlaubszeit: Tipps für Teamleiter*innen

Der Sommer ist da, und das bedeutet für viele: Urlaubszeit! Aber während einige Kolleg*innen am Strand relaxen oder in den Bergen wandern, bleibt im Büro oft ein Berg von Aufgaben zurück. Wenn du Teamverantwortung trägst, stehst du vor der Herausforderung, den Workload deiner Kolleg*innen in deren Abwesenheit zu managen. Keine Sorge, hier sind ein paar lockere Tipps, wie du die Urlaubszeit stressfrei überstehst:

1. Vorausschauende Planung ist alles

Ein gut strukturierter Urlaubsplan ist das A und O. Stelle sicher, dass alle Urlaube rechtzeitig eingetragen sind und überschneidungen minimiert werden. Ein gemeinsamer Kalender kann hier Wunder wirken. So weiß jede*r, wann wer fehlt und kann sich darauf einstellen.

2. Aufgaben klar verteilen

Bevor der Urlaub beginnt, sollten die Aufgaben der abwesenden Kolleg*innen klar verteilt werden. Erstelle eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben und weise sie entsprechend zu. Transparenz hilft hier ungemein – so weiß jeder, was auf ihn zukommt.

3. Prioritäten setzen

Nicht alles muss sofort erledigt werden. Setze klare Prioritäten und kommuniziere diese auch im Team. Was kann warten, bis die Kolleg*innen zurück sind? Was muss dringend erledigt werden? Hier hilft eine einfache To-Do-Liste oder ein Kanban-Board, um den Überblick zu behalten.

4. Kommunikation ist der Schlüssel

Halte das Team auf dem Laufenden. Regelmäßige kurze Meetings oder Updates via E-Mail oder Slack helfen, den Überblick zu behalten und Fragen schnell zu klären. Offene Kommunikation verhindert Missverständnisse und sorgt für ein reibungsloses Arbeiten.

5. Delegieren, aber richtig

Delegieren ist eine Kunst. Verteile die Aufgaben gerecht und achte darauf, niemanden zu überlasten. Nutze die Stärken deines Teams und vertraue darauf, dass jeder seine Aufgaben bewältigen kann. Ein gut eingespieltes Team kann auch in der Urlaubszeit effizient arbeiten.

6. Automatisierung nutzen

Nutze technische Hilfsmittel, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Tools für Projektmanagement, E-Mail-Automatisierungen oder einfache Skripte können hier viel Arbeit abnehmen. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

7. Flexibilität zeigen

Sei flexibel und offen für Veränderungen. Manchmal kommt alles anders als geplant, und das ist okay. Flexibilität und eine positive Einstellung helfen, auch in stressigen Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren.

8. Erholungspausen nicht vergessen

Auch wenn die Arbeit manchmal überwältigend erscheint, sind regelmäßige Pausen wichtig. Ermutige dein Team, sich Zeit für kurze Erholungspausen zu nehmen. Ein klarer Kopf arbeitet effizienter und produktiver.

9. Feedback einholen

Nach der Urlaubszeit ist es wichtig, Feedback einzuholen. Was hat gut funktioniert? Wo gab es Probleme? Nutze dieses Feedback, um den nächsten Urlaub besser zu planen und den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

10. Positive Stimmung im Team fördern

Haltet die Stimmung im Team positiv und unterstützt einander. Ein freundlicher Umgangston und ein offenes Ohr für die Sorgen und Nöte deiner Kolleg*innen schaffen ein angenehmes Arbeitsklima. Und wenn mal was schief geht – so what, das passiert. Vor allem, wenn einige Wenige die Arbeit von Vielen erledigen.

Mit diesen Tipps meisterst du die Urlaubszeit souverän und sorgst dafür, dass dein Team auch in der Abwesenheit einiger Mitglieder*innen effektiv und stressfrei arbeiten kann. Happy Working!